Suporte

Pela ordem do menu, de cima para baixo: Consultório, Custos Fixos, Dentistas, Materiais, Procedimentos e, por último, Relatório. Essa ordem não é enfeite — o preço de um procedimento é feito do custo da hora da clínica, da hora do dentista e dos materiais que ele consome, e nenhum desses três existe antes de você cadastrá-lo.

Se você preencher fora de ordem, o Relatório abre mesmo assim e mostra números que parecem prontos e não são.

As contas dos últimos três meses, as últimas notas da dental, uma semana típica da sua agenda e o valor que você precisa retirar por mês para viver.

Três meses, e não um: conta de luz de janeiro não é a de julho, e é a média que aproxima o custo real. O mesmo vale para gastos anuais — divida por 12 antes de lançar.

Não. Comece pelos procedimentos que enchem a sua agenda — em geral dez ou quinze respondem pela maior parte do faturamento. O Relatório calcula com o que houver cadastrado e você vai completando.

Para essa primeira carga existem dois atalhos: as telas de Materiais e de Procedimentos têm o botão Do catálogo, com os nomes que os consultórios mais usam. Você marca os que usa e eles são criados de uma vez.

Quando o Relatório abrir sem nenhuma tarja amarela. São quatro avisos, e cada um deles aponta um preço que sai errado sem nada na tela explicando o motivo:

• material sem preço ou sem quantidade por embalagem — ele entra valendo zero em todo procedimento que o usa;
• procedimento sem horas clínicas — sem elas ele não recebe custo fixo nem salário, e sem materiais sai por R$ 0,00;
• Depreciação e Lucro os dois em 0% — o preço cobre os custos e não deixa nada para o consultório;
• custo por unidade fora do comum — quase sempre a embalagem lançada em outra medida.

Nenhum deles bloqueia nada: pode ser uma escolha sua. Mas enquanto estiverem lá, vale conferir. Os mesmos avisos aparecem na montagem de um orçamento, que é onde o número deixa de ser reversível.

Sim, quantos você quiser. Cada consultório tem os seus próprios custos, materiais, procedimentos e percentuais — é assim que se compara uma unidade com a outra, ou que se simula um cenário sem mexer no cadastro que está valendo.

Se o segundo se parece com o primeiro, use o botão Importar: ele copia materiais, procedimentos (com custos extras), custos fixos, dentistas e as ligações entre procedimento e material. Os percentuais financeiros do consultório de destino não são tocados.

É o total de horas em que o consultório fica disponível para atender, no mês. Um consultório aberto 8 horas por dia, de segunda a sexta, soma 172 horas (8 × 5 × 4,3 semanas em média por mês).

Se há mais de uma cadeira em uso, multiplique pelo número de cadeiras: o campo conta a clínica inteira, não uma cadeira.

Este é o denominador de todos os seus preços. Se ele estiver dez vezes maior do que a realidade, todos os preços saem dez vezes menores.

A fatia das horas abertas que não vira procedimento pago: faltas, desmarcações de última hora, buracos na agenda e as consultas de avaliação que você não cobra.

Exemplo: 5% de faltas, 5% de remarcações, 10% de horários vagos e 10% de avaliações somam 30%. Sem esse campo, o custo dessas horas sai do seu salário — é daí que vem a sensação de ver dinheiro entrar no consultório e pouco sobrar na conta.

Na maioria dos consultórios o número fica entre 5% e 20%. Olhe a agenda dos meses passados em vez de chutar. Atenção: 100% zeraria as horas trabalhadas e levaria todos os preços a R$ 0,00.

É a reserva para o desgaste. O compressor que para, o equipo que precisa de técnico, a infiltração na parede, o sofá da sala de espera: a estrutura se deteriora com o uso e alguém tem de pagar por isso — ou é o preço do procedimento, ou é o seu bolso.

Você escolhe qual porcentagem do preço fica separada para esse fim, e pode usá-la também para financiar a ampliação do consultório.

São dois destinos diferentes para o dinheiro que fica com você. A Depreciação é uma reserva: repõe o que se desgasta e financia o crescimento — é dinheiro que volta para a clínica. O Lucro é o seu ganho como dono do negócio, acima do salário que você já recebe como dentista (esse salário entra como custo, na aba Dentistas, e portanto não é lucro).

Separar os dois responde a uma pergunta que a soma esconde: o consultório está pagando as próprias contas e ainda remunerando quem o mantém de pé?

Se você preenchia só a Depreciação com os dois valores somados, pode dividi-los sem receio: as duas são porcentagens do preço, e o que define o valor final é a soma. Um consultório com 10% de Depreciação que passa a ter 6% de Depreciação e 4% de Lucro mantém exatamente os mesmos preços.

Depende de como a clínica está constituída. Como empresa, a alíquota vem do seu faturamento no regime em que você está. Como pessoa física, o que entra aqui é o Imposto de Renda, cuja alíquota máxima é 27,5%.

O dentista autônomo pode abater no Livro Caixa boa parte das despesas do consultório, e a alíquota efetiva cai bastante: quem está na faixa dos 27,5% e tem despesas equivalentes a metade do faturamento paga algo perto de 14%. Vale confirmar com seu contador quais gastos entram nesse abatimento.

Em quantas parcelas sem juros você aceita dividir um tratamento. O Precify já embute esse custo no preço a prazo — parcelar sem cobrar por isso é uma das maiores causas silenciosas de perda de lucro.

Se você não parcela, use 0. E se parcela no cheque ou no dinheiro, lembre que também há um custo: a inadimplência e o dinheiro que você deixa de ter em mãos. Nesse caso, informe uma taxa no campo Parcelamento, ainda que pequena.

A taxa que a operadora desconta de cada transação — normalmente entre 1,5% e 5%. Está no seu extrato da adquirente.

Não é o percentual das suas vendas feitas no cartão. Essa troca é comum e cara: quem digita 60 aqui fica com todos os preços várias vezes acima do que deveriam ser, e a tabela inteira sai do mercado sem que nada na tela indique o motivo.

São os juros mensais do parcelamento, normalmente entre 1% e 5% ao mês. Não é o total dos juros da compra nem o percentual das vendas parceladas.

É o campo que remunera você por facilitar o pagamento, mesmo quando o parcelamento é no cheque ou no dinheiro e não passa por operadora nenhuma.

Todo percentual tem um teto, e o que o teto pega de verdade não é exagero de quem sabe o que está fazendo: é a tecla que escorrega. Um 9 digitado como 99 multiplica o preço por cerca de cem, e a tabela sai sem qualquer aviso de que algo mudou.

Depreciação e Lucro são conferidos somados: 50 e 50 são plausíveis separadamente e, juntos, são os 100% que fazem o preço deixar de existir.

Os limites foram calibrados contra o uso real dos consultórios, não contra o que a matemática permitiria — a ideia é barrar o engano sem atrapalhar quem trabalha com números fora do comum por opção.

Tudo o que se repete e não depende de você atender ninguém: aluguel, condomínio, luz, água, telefone, internet, contador, software, CRO, alvará, salário e encargos da secretária, material de limpeza, manutenção de equipamentos.

O valor lançado deve ser o gasto mensal. O que se paga uma vez por ano — CRO, alvará, seguro — entra dividido por 12. O mesmo para as férias e o 13º da equipe, e para a sua própria reserva de férias.

Quanto mais completa essa lista, mais fiel fica o custo da sua hora clínica — e é ele que sustenta todos os preços.

Nada que esteja ligado a um procedimento específico: o salário do dentista, o protético, o valor pago ao dentista terceirizado e os materiais de consumo. Cada um deles tem o seu próprio lugar e entraria duas vezes no preço se também aparecesse aqui.

Compras na dental, em especial, não são custo fixo: elas entram como preço de embalagem na aba Materiais e chegam ao preço pela quantidade que cada procedimento consome.

Pense no valor de retirada mínimo — o que precisa entrar todo mês para pagar as suas contas pessoais: moradia, alimentação, transporte, escola dos filhos, plano de saúde. Se você divide essas despesas com alguém, lance apenas a parte que lhe cabe.

Esse não é todo o seu ganho: a depreciação e o lucro também voltam para você. Aqui entra o piso, aquilo que o consultório precisa pagar antes de qualquer coisa.

Não inclua no salário a sua reserva de férias e o 13º — esses são custos fixos do consultório.

Apenas os dos dentistas que dividem com você as horas de atendimento cadastradas em Horas Mensais. Se só você atende, há um salário aqui. Se você e um colega dividem a agenda de uma cadeira, os dois entram.

Salário de funcionário — secretária, ASB, auxiliar de limpeza — é custo fixo. E o especialista que vem à sua clínica atender uma área que você não cobre é o dentista terceirizado: ele não entra aqui, e sim dentro do procedimento.

Precisa — e é justamente nesse caso que o salário costuma ficar de fora. Quem atende sozinho tende a tratar o que sobra no fim do mês como pagamento, e o resultado é uma tabela que cobre a clínica sem pagar quem trabalha nela.

Com o salário cadastrado, o Relatório mostra em uma coluna própria quanto de cada procedimento é o seu pagamento, e o lucro passa a ser o que ele deve ser: o que o negócio ganha além disso.

Com o preço da embalagem inteira, como está na nota da dental. Uma caixa de luvas de procedimento com 100 unidades que custou R$ 14,00 entra como 14,00.

Quantas vezes aquela embalagem serve antes de acabar. Na caixa de luvas com 100 unidades, são 100.

O Precify divide o preço pela quantidade e chega ao custo de uma unidade — R$ 0,14 no exemplo. É esse valor, multiplicado pela quantidade que cada procedimento consome, que entra no preço.

Se você prefere contar em pares, é igualmente correto: 50 pares na mesma caixa, unidade "par", e no procedimento você usa 1.

Para dizer em que medida você conta esse material: unidade, par, gota, mL, grama, porção. Ela aparece quando você monta um procedimento, para lembrar em qual medida digitar a quantidade.

A unidade não entra em nenhuma conta — mudar de "un" para "unidade" não move preço nenhum. O campo é livre: a lista que aparece ao clicar é sugestão, e você pode escrever o termo que usa na sua clínica.

Para guardar a regra que converte a embalagem na dose que você usa: "1 mL equivale a 40 gotas", "cada broca é esterilizada 3 vezes", "cada cotonete é cortado ao meio".

Ela não entra no cálculo — existe porque essa regra é justamente o que se esquece seis meses depois, na hora de conferir se a quantidade cadastrada ainda faz sentido.

São os três casos em que a embalagem não vem contada. A regra é sempre a mesma: quantas doses saem de uma embalagem.

• Adesivo — 1 mL rende cerca de 20 gotas. Um frasco de 5 mL: quantidade 100, unidade "gota".
• Resina — um tubo de 4 g rende por volta de 16 porções, dependendo do seu incremento. Quantidade 16, unidade "porção".
• Broca — aqui a "embalagem" é a própria broca, e o que rende são os usos até a substituição. Se ela suporta 5 ciclos de autoclave: quantidade 5, unidade "uso" — e, no procedimento, você consome 1.

Em todos os casos, anote a regra na Observação de rendimento. E não se cobre precisão de laboratório: um rendimento aproximado, revisto quando você perceber que errou, já deixa o preço muito mais fiel do que deixar o material de fora.

Sim. Na tela de Materiais há o botão Do catálogo, com os nomes que os consultórios mais registram, organizados por seção. Você marca os que usa — dá para marcar uma seção inteira — e eles são criados de uma vez.

A quantidade por embalagem já vem preenchida quando existe um padrão de mercado (gaze 500, microbrush 100) e fica marcada em âmbar até você tocar no campo: é uma sugestão, não um dado conferido.

O preço nunca vem preenchido. Ele depende da sua dental, da sua região e da sua negociação — nenhum valor nosso serviria e um valor errado aí contamina toda a tabela.

O conjunto de materiais que se repete em quase todos os seus procedimentos — luva, máscara, sugador, gaze, anestésico. Em vez de adicionar um a um toda vez, você salva o conjunto uma vez a partir de um procedimento já montado e depois aplica nos outros.

Aplicar um kit adiciona as linhas com as quantidades marcadas em âmbar, e nunca sobrescreve um valor que você já digitou: a sugestão acerta cerca de dois terços das vezes, e o seu número vale mais que ela.

Editar um kit não altera os procedimentos já montados com ele — a aplicação copia valores, não cria vínculo.

O Precify compara o seu custo por unidade com a mediana dos consultórios que registram um material com o mesmo nome. Quando a diferença é grande demais, ele pergunta.

Quase sempre a causa não é o preço: é a embalagem lançada em outra medida — a caixa registrada como uma unidade, o pote lançado em gramas. Nesses casos, o custo por unidade fica uma ou duas ordens de grandeza fora e todos os procedimentos que usam aquele material saem errados.

Se a sua medida está certa, abra o material e confirme: o aviso cala e só volta se o preço ou a quantidade mudarem.

Pode, mas saiba o que acontece: um material sem preço — ou sem quantidade por embalagem — vale zero em todo procedimento que o utiliza. A tabela sai mais barata do que é, sem nada na linha do procedimento indicando por quê.

Por isso o Relatório mostra uma tarja amarela com o nome de cada material nessa situação e um link para completá-lo.

Uma vez por mês, reservando meia hora com as notas da dental na mão. É o que mantém a tabela viva.

Não use índice de inflação para isso: o índice do governo é uma média de setores que pouco têm a ver com odontologia, e o preço de material dental sobe em ritmo próprio.

Qualquer atividade executada pelo dentista à qual você queira dar um preço. Uma consulta é o exemplo mais simples.

Uma atividade longa pode ser um procedimento só ou vários: um tratamento ortodôntico pode ser cadastrado como avaliação, instalação, manutenção e remoção do aparelho — cada um com o seu preço, e a soma dando o valor do tratamento. Essa segunda forma costuma ser mais útil, porque é assim que o paciente paga.

Não — ele traz apenas o nome, e isso é deliberado.

Um nome de procedimento é vocabulário compartilhado; o tempo que ele leva é a sua agenda. Entre os consultórios, o mesmo nome aparece com durações que variam de minutos a horas, e diferente da unidade de um material, a hora clínica multiplica dois custos: o da clínica e o do salário. Uma sugestão errada aqui não seria um rótulo estranho, seria um preço errado.

Pelo mesmo motivo o catálogo não traz materiais: fora luva, máscara e sugador — que entram em tudo — não há concordância suficiente entre os consultórios para dizer o que compõe uma exodontia ou uma profilaxia.

É o tempo total do procedimento, em horas: 15 minutos são 0,25; meia hora é 0,5; uma hora e meia é 1,5. Basta dividir os minutos por 60.

Conte o tempo inteiro que a cadeira fica ocupada, não só o da mão na boca: anamnese, montagem, desinfecção da sala entre pacientes e, se você atende convênio, a papelada.

Sem esse número o procedimento não recebe custo fixo nem salário — e, se também não tiver materiais, sai por R$ 0,00. O Relatório avisa quando isso acontece.

Busque pelo nome, clique em Adicionar e digite a quantidade consumida na unidade que você cadastrou para aquele material.

Só entram no procedimento os materiais que ele realmente usa: "não uso" é não adicionar a linha, e não quantidade zero. É por isso que a tela mostra a busca em vez da lista inteira do seu estoque.

Ao salvar, se você deixou de fora algum material que usa em quase todos os seus outros procedimentos, o Precify avisa pelo nome — sem impedir o salvamento, porque pode ser exatamente o caso em que ele não entra.

Não. Na lista de procedimentos, o botão Duplicar cria uma cópia com os mesmos materiais, horas e custos extras — você só ajusta o que muda.

É o caminho natural para famílias de procedimentos: restauração de uma, duas e três faces; profilaxia adulto e infantil.

Quando quem executa o procedimento não é você — o especialista que vem à sua clínica atender uma área que você não cobre.

A caixa marcada faz uma coisa só: tira o salário do dentista do custo daquele procedimento, já que não é você quem vai ocupar aquela hora.

Para o caso mais comum: você repassa uma porcentagem do valor do procedimento a quem o executa, em vez de um valor fixo. Terceirizados costumam ficar entre 30% e 60%.

O Precify eleva o preço final de modo que, depois de descontada essa porcentagem, ainda reste o valor que o procedimento precisa valer para você. Deixe vazio se não houver repasse.

O percentual e a caixa acima são independentes de propósito: você pode repassar uma porcentagem e ainda assim manter o seu salário no custo, porque as duas coisas respondem a perguntas diferentes — quem executa o procedimento, e quem toca a clínica enquanto ele acontece.

Custos que só existem quando aquele procedimento acontece: o protético, a documentação, um exame, o valor fixo pago a um terceirizado.

Cada um tem nome e valor próprios, e você adiciona quantos precisar pelo botão Adicionar Custo Extra. Dar nome a eles é o que permite reconhecer, meses depois, de onde veio aquele valor no Relatório.

No topo, cinco indicadores do consultório: o custo da Hora Clínica, o da Hora Dentista, o total de Custos Fixos, o total de Salários e a soma dos dois.

Abaixo, uma linha por procedimento com a composição inteira do preço: quanto ele consome de hora clínica, salário, material e custos extras — o que soma o Custo —, seguido de Depreciação, Lucro, Cartão, Terceirizado, o Valor à Vista, Parcelamento, Imposto e o Valor à Prazo.

É essa abertura que transforma o relatório em ferramenta de gestão: dá para ver onde o preço está pesado e o que adiantaria negociar.

Quanto custa manter o consultório funcionando por uma hora — os custos fixos divididos pelas horas realmente trabalhadas, já descontadas as ausências.

Ao lado dele está a Hora Dentista, o mesmo cálculo para os salários. Somados, os dois dizem quanto sai do seu bolso cada vez que um paciente não comparece.

O Valor à Prazo já embute o custo de parcelar até o número de parcelas que você configurou; o Valor à Vista é o preço sem esse custo — é o desconto que você pode dar a quem paga de uma vez sem tirar dinheiro do próprio bolso.

Os dois já contêm custos, depreciação, lucro, imposto e taxa de cartão.

O valor calculado é o mínimo. Cobrar abaixo dele é tirar dinheiro do próprio bolso para atender.

Acima dele, a decisão é sua: mercado, posicionamento e a sua agenda é que dizem o quanto.

Se você forneceu as informações com cuidado, é uma boa notícia: seus custos estão baixos e você tem margem para se posicionar por qualidade, ou para negociar quando fizer sentido.

Ainda assim, confira duas coisas antes de comemorar — se as Horas Mensais não estão acima da realidade e se não há material sem preço no cadastro. As duas coisas derrubam o preço sem alarde, e o Relatório avisa sobre a segunda.

Ou os custos estão altos e vale investigar quais podem cair, ou você está cobrando pouco — em geral, por pressão da concorrência ao redor.

Antes de mudar a tabela, confira o campo Cartão de Crédito (é taxa por transação, entre 1,5% e 5%) e o campo Parcelamento (juros mensais, entre 1% e 5%). Um número alto em qualquer um deles multiplica o preço final.

Se os números estiverem certos, nossa sugestão é adotar o preço calculado: quem pratica odontologia de qualidade tem como sustentá-lo.

Olhe a coluna Salário do procedimento: é a parte do preço destinada a remunerar quem o executa. Esse é o valor de referência para quem vai fazê-lo no seu lugar.

Não é no material, ao contrário do que quase todo mundo supõe — em muitos procedimentos ele não passa de 10% do preço.

O peso está na hora clínica, no salário, no imposto e nas taxas de cartão. É por isso que economizar em material raramente muda a tabela, enquanto uma agenda com muitos buracos muda muito.

Sim, pelo botão Imprimir Relatório. O arquivo sai com a tabela completa, incluindo as colunas que não cabem na tela.

As tarjas amarelas saem junto, de propósito: um relatório incompleto impresso e distribuído sem o aviso é pior do que a tela.

São os quatro avisos sobre o seu cadastro — material sem preço, procedimento sem horas clínicas, Depreciação e Lucro os dois em zero, e custo por unidade fora do comum. Cada um traz o link direto para a tela onde se resolve.

Nenhum deles bloqueia nada: todos apontam algo que pode ter sido decidido por você de propósito. Mas cada um também descreve uma forma de o preço sair errado sem que nada mais na tela indique isso — por isso eles aparecem também na montagem de um orçamento, que é onde o número vira documento.

É onde a sua tabela vira o documento que o paciente leva para casa. Você informa o nome do paciente, escolhe os procedimentos e as quantidades, e o Precify monta o orçamento com os preços à vista e parcelado calculados a partir do seu cadastro atual.

Salvo, ele pode ser impresso ou enviado em PDF.

Não. Custo, margem e a "Sobra para você" ficam num bloco marcado Somente para você, acima do documento. O PDF captura apenas o documento — o bloco de cima não entra.

É Depreciação mais Lucro do orçamento inteiro: o que fica com o consultório depois de descontados custo, imposto, taxa de cartão e o repasse ao terceirizado — tudo o que sai da conta de qualquer maneira.

Quando a clínica tem um único dentista cadastrado, aparece logo abaixo quanto de salário aquele orçamento paga. Os dois números ficam separados de propósito: um desconto come a margem e não o salário, porque a hora de trabalho é devida mesmo que o paciente pague menos.

Não — e isso é intencional. Um orçamento guarda os valores como estavam no dia em que foi emitido, inclusive o nome e o custo de cada procedimento. Se ele pudesse ser editado, o documento que o paciente já tem em mãos deixaria de corresponder ao que está no sistema.

Errou? Emita outro. Apagar o antigo é possível a qualquer momento.

Não, e esse é justamente o ponto. Um orçamento emitido em março continua mostrando os valores de março, mesmo que o preço da resina tenha subido em abril.

É o que permite honrar o que foi prometido e, de quebra, comparar o que você cobrava em cada época.

Cada orçamento tem uma situação: Em aberto, Fechado ou Recusado. A lista filtra por ela.

Manter isso em dia leva poucos segundos por orçamento e responde a uma pergunta que quase nenhum consultório sabe responder: de cada dez orçamentos apresentados, quantos viram tratamento?

Para agrupar os orçamentos por pessoa: todos os orçamentos da Maria, quantas pessoas foram orçadas neste mês.

O Precify guarda apenas o nome, de propósito. Não pedimos telefone, e-mail, CPF nem qualquer informação clínica — isto é uma ferramenta de precificação, não um prontuário, e cada dado a mais seria um dado a mais a proteger.

Se um paciente pedir a exclusão dos dados dele, o botão de apagar na aba Pacientes remove o nome de todos os orçamentos daquela pessoa, inclusive dos já excluídos. Os valores permanecem — o que some é a identificação. Essa tela continua funcionando mesmo que a sua assinatura esteja vencida: um direito do paciente não pode ficar preso a uma cobrança.

O ideal é que o preço seja dinâmico e acompanhe o movimento dos custos fixos e dos materiais. Reserve meia hora por mês para atualizar os valores no Precify.

Se você não se sente à vontade para mexer na tabela com essa frequência, mantenha o cadastro atualizado assim mesmo e repasse ao paciente quando a distância entre o que você cobra e o que o Precify calcula começar a crescer. O importante é enxergar a diferença — não descobri-la dois anos depois.

Não é uma boa prática. O índice oficial é uma média de muitos setores da economia e não reflete o que aconteceu com o aluguel da sua sala, com o salário da sua secretária e com o preço da sua resina.

Atualizar os valores reais leva menos tempo do que parece e dá um reajuste bem mais próximo do seu consultório.

Serve, e talvez seja onde ele mais ajude: com o cadastro completo, você compara o que a operadora paga com o que o procedimento custa e descobre, procedimento a procedimento, quais são sustentáveis e quais você está subsidiando.

Não esqueça de incluir, nas horas clínicas, o tempo gasto com a papelada que o convênio exige — ela consome agenda como qualquer outra atividade.

Sim — há tutoriais curtos para cada aba, incluindo um específico sobre o rendimento dos materiais, que costuma ser a parte mais difícil do cadastro.

Ver os vídeos.

Para manter o serviço no ar, seguro e em evolução. O Precify muda com frequência: catálogos de materiais e procedimentos, kits, orçamentos, avisos sobre o próprio cadastro — tudo isso chegou depois do lançamento, e a assinatura é o que sustenta esse trabalho.

Escreva para nós no campo de contato aqui embaixo. Boa parte do que existe hoje na ferramenta nasceu de pedidos de assinantes — inclusive a separação entre Lucro e Depreciação e os avisos do Relatório.